POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ En vertu de l’article 13 du règlement UE 2016/679 (RGPD) Dernière mise à jour : 28/04/2020 Cher Utilisateur,
Le présent document a pour but de vous communiquer toutes les informations utiles relatives au traitement de vos données personnelles effectué dans le cadre de l’offre de produits et de services de Rolland Srl, ainsi que lors de la consultation et de la navigation sur le site www.oway.com (le « Site »).
Qui est le responsable du traitement de vos données ?
Rolland S.r.l. (N° de TVA 00820241206), dont le siège social est situé via Gaibara 9/4 BOLOGNE et dont le siège administratif et opérationnel est à Granarolo dell’Emilia (province de Bologne), localité de Cadriano, Via G. Di Vittorio n° 11 (la « Société » ou « Rolland ») :
e-mail :[email protected]
Quelles données feront l’objet d’un traitement ?
Nous traiterons les catégories suivantes de données personnelles vous concernant :
Données automatiques de navigation : c’est-à-dire les données qui, pendant la navigation des utilisateurs, sont acquises automatiquement, telles que les adresses Internet Protocol (IP), les noms de domaine des ordinateurs utilisés pour visiter le Site, les adresses en schéma Uniform Resource Identifier (URI) des ressources demandées, des détails divers des demandes envoyées au serveur du Site, la position géographique générique telle qu’indiquée par l’adresse IP et d’autres paramètres relatifs au système d’exploitation et informatique de l’utilisateur, dont la transmission est inhérente au fonctionnement correct et régulier d’Internet et du Site en lui-même. Il s’agit d’informations qui ne sont pas collectées pour être associées à des personnes identifiées, mais qui, de par leur nature, pourraient permettre d’identifier ces personnes par le biais de traitements et d’associations avec des données détenues par des tiers. Pour plus d’informations sur les cookies utilisés sur le Site et sur les fins liées au traitement des données recueillies par le biais de ces technologies, nous invitons les utilisateurs à consulter la politique en matière de cookies, Cookie Policy.
Données fournies volontairement par l’utilisateur : c’est-à-dire des données telles que les prénoms, noms, numéros de téléphone, adresses, adresses e-mail et toute autre information volontairement fournie par l’utilisateur à la Société dans le cadre de l’achat de ses produits, du remplissage des formulaires présents sur le Site, de l’envoi de correspondance au format papier ou électronique aux coordonnées disponibles sur le Site ou ailleurs, de salons et/ou de manifestations organisées par la Société ou de l’envoi/dépôt de curriculum vitae .
Données fournies pour l’exécution de la relation commerciale : c’est-à-dire des données telles que les prénoms, noms, codes fiscaux, adresses, adresses e-mail, achats effectués, ainsi que toute information ultérieure nécessaire à l’exécution de la relation commerciale avec les fournisseurs et les clients, même consécutive à l’achat de produits de la Société, par le biais également du e-commerce sur le Site. Nous précisons que vous pourrez choisir d’effectuer des achats sur le Site en tant que « Invité » ou en tant que « Utilisateur enregistré ».
Quelles sont les fins et les bases juridiques du traitement de vos données ?
Vos données seront traitées aux fins suivantes :
FINS
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
BASE JURIDIQUE
Mettre en place et améliorer les services informatiques du Site et prévenir la cybercriminalité
Les données automatiques de navigation pourront être utilisées par la Société dans le but de garantir le fonctionnement correct et régulier du Site, pour mettre en place et améliorer l’expérience de navigation, pour évaluer la façon dont les utilisateurs interagissent avec le Site, ainsi que, si nécessaire, pour identifier et poursuivre d’éventuels responsables d’infractions à l’encontre du Site et/ou de ses utilisateurs.
Intérêt légitime de Rolland pour le bon fonctionnement du Site et la poursuite de responsables d’infractions à l’encontre du Site ou de ses utilisateurs.
Gestion de votre profil en tant que « Utilisateur enregistré » du Site et enregistrement de l’historique des achats.
Si vous décidez de vous enregistrer dans la rubrique dédiée du Site, le traitement de vos données, dont votre nom d’utilisateur et votre mot de passe d’accès, aura pour but de vous identifier en tant qu’Utilisateur enregistré. Vos données seront entrées dans le système informatique de gestion de la clientèle de Rolland et associées à l’historique des achats que vous avez effectués sur le Site. Le traitement sera effectué pour vous permettre de bénéficier d’un mode de commande en ligne plus rapide et d’accéder aux différentes fonctionnalités, ainsi qu’aux produits et services que le Site met à votre disposition en tant qu’Utilisateur enregistré, tels que l’enregistrement des adresses de livraison préférées, la vérification du statut des commandes en cours, la visualisation des produits achetés précédemment, la modification des données d’état civil, etc. Si vous souhaitez supprimer votre compte d’Utilisateur enregistré, vous pourrez le faire en vous adressant à notre service d’assistance client.
Exécution du contrat pour la prestation d’un service que vous avez demandé.
Achat des produits et des services, même sur le Site
Dans le cadre de l’achat de produits, même sur le Site, des informations nécessaires à l’exécution du contrat sont requises, telles que la nationalité, le prénom, le nom, l’adresse e-mail, l’adresse, le numéro de téléphone, le code fiscal.
Le traitement des données susmentionnées est nécessaire pour :
a) vous contacter au sujet d’éventuels problèmes liés à l’exécution du contrat et, d’une manière générale, pour vous apporter l’assistance et l’aide dont vous avez besoin (par ex. expédition, facturation, assistance client, etc.).
b) gérer le paiement des produits achetés, par exemple :
afin d’activer les mécanismes nécessaires pour contrôler et éviter de potentielles fraudes ou escroqueries lors de l’opération d’achat ;
pour vérifier le paiement et gérer d’éventuels remboursements ou retours ;
mettre à votre disposition les reçus d’achat ;
c) livrer les produits achetés à l’adresse que vous avez indiquée.
Exécution du contrat dont vous êtes partie pour tout ce qui concerne le traitement des données aux fins du paiement, de l’envoi des produits et, d’une manière générale, de la bonne exécution du contrat. Intérêt légitime de Rolland pour la prévention et la poursuite d’éventuelles fraudes et escroqueries.
Traitement des demandes parvenues à l’assistance client
En écrivant à l’adresse [email protected]
Intérêt légitime de Rolland pour répondre aux demandes des utilisateurs.Exécution du contrat dont vous êtes partie.
Traitement de vos demandes soumises en remplissant les formulaires « Informations générales », « pour les coiffeurs », « pour les distributeurs », « travailler avec nous ».
La rubrique « Contacts » du Site comporte une série de formulaires » que vous pouvez remplir en ligne pour nous faire parvenir des demandes d’informations ou de collaboration. Les données que vous entrez seront utilisées pour traiter votre demande, notamment :
Formulaire « Informations générales ». Nous vous demandons d’accompagner votre message des données suivantes : vos prénom et nom, le pays d’où vous écrivez, votre adresse. Ces données sont nécessaires pour répondre à votre demande d’informations et pour vérifier la provenance du message.Formulaire « pour les coiffeurs ». Nous vous demandons d’accompagner votre message des données suivantes : prénom et nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, en plus des données de votre salon (dénomination, ville, site Web). Nous vous demandons également d’indiquer de quelle façon vous avez connu Organic Way, et depuis combien de temps vous utilisez les produits Oway. Le traitement des données a pour fin d’évaluer et de répondre à votre demande de devenir Head SPA Organic Way/un salon Green Chemistry/suivre un cours de formation en Italie/à l’étranger. Dans ce cas, pour traiter votre demande, vos données pourraient être transférées au Distributeur, responsable autonome du traitement, qui est chargé de la commercialisation des produits dans votre secteur de référence. En fonction de votre demande, ce Distributeur pourrait être situé dans un pays hors de l’UE qui ne soit pas considéré comme adapté par la Commission européenne et, en conséquence, qui ne présente pas les garanties adéquates pour la sécurité de vos données personnelles. Formulaire « pour les distributeurs ». Nous vous demandons d’accompagner votre message des données suivantes : prénom et nom, votre fonction dans l’entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone, en plus des informations liées à l’entreprise (dénomination, pays, indications d’autres marques distribuées, informations générales). Nous vous demandons également d’indiquer de quelle façon vous avez connu Organic Way. Le traitement des données susmentionnées a pour fin d’évaluer et de répondre à votre demande.Formulaire « travailler avec nous ». Nous vous demandons d’accompagner votre message des données suivantes : prénom et nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse de résidence. Vous pourrez également joindre votre CV . Les données que vous nous transmettez, ainsi que celles contenues dans votre CV seront traitées uniquement pour évaluer et répondre à votre candidature.
Intérêt légitime de Rolland pour répondre aux demandes qui lui parviennent par le biais du Site.Adoption de mesures précontractuelles adoptées sur votre demande.
vvMarketing
Newsletter : avec votre accord, vos données pour gérer votre inscription à notre newsletter . Vous pourrez annuler votre inscription à tout moment en suivant les instructions au bas de chaque communication (en cliquant sur « Me désabonner de la newsletter »).Marketing direct : avec votre accord, nous utiliserons vos données d’achat pour vous envoyer des communications promotionnelles sur nos produits et services en fonction de vos habitudes de consommation à l’aide de différents moyens de communication (e-mail, SMS, MMS, WhatsApp, Messenger, Instagram, Direct).
Profilage : avec votre accord, nous utiliserons vos données d’achat pour élaborer votre profil personnalisé et vous envoyer des communications promotionnelles ciblées sur nos produits ou services à l’aide de différents moyens de communication (e-mail, SMS, MMS, WhatsApp, Messenger, Instagram, Direct).
E-mails promotionnels non sollicités : nous pourrons utiliser votre adresse e-mail pour vous envoyer des communications promotionnelles ayant pour objet des produits/services semblables à ceux qui ont fait l’objet de votre précédent achat.
Votre Accord explicite, lorsque vous sélectionnez les cases dédiées disponibles sur le Site.
Dans le cas des e-mails promotionnels non sollicités , votre accord n’est pas nécessaire, sur la base de l’exception établie par l’article 130, alinéa 4 du décret législatif italien 196/2003
Rechercher et obtenir des produits et des services fonctionnels pour l’activité sociale
Rolland a recours à des fournisseurs de produits et de services en tout genre, pour lesquels des informations peuvent être collectées, telles que le code fiscal, le prénom et le nom, les coordonnées du correspondant ou d’autres éléments d’identification personnelle nécessaires à l’instauration et/ou à l’exécution de la relation commerciale.
Les données sont utilisées à la simple fin de donner cours à la relation commerciale, de procéder au paiement des produits/services reçus, d’entretenir les relations avec les fournisseurs, de conserver la comptabilité, etc.
Exécution du contrat dont vous êtes partie et/ou adoption de mesures précontractuelles dans votre intérêt
Respect d’obligations légales et/ou d’ordres de l’autorité publique
Vos données pourraient également être traitées conformément à des obligations auxquelles Rolland est soumis selon la législation en vigueur, comme la conservation de la comptabilité ou pour respecter un ordre de l’autorité publique.
Respect d’une obligation légale à laquelle Rolland est soumis.
Recherche du salon Oway le plus proche de chez vous
À l’aide de la fonction dédiée du Salon Locator, vous pouvez rechercher le salon le plus proche de votre position géographique.
Votre accord exprès en cliquant sur le bouton « Me Localiser ».
Quelles sont les catégories destinataires de vos données ?
Dans l’exercice de son activité commerciale, Rolland a recours à des acteurs extérieurs, des fournisseurs de produits et de services de la Société, ou à d’autres sociétés qui appartiennent au même groupe commercial que Rolland.
Les services visés ci-dessus peuvent impliquer la communication de vos données aux catégories de sociétés suivantes :
Les sociétés du même groupe commercial que Rolland, des fournisseurs de services spécifiques et les responsables externes désignés du traitement des données personnelles en vertu de l’article 28 du RGPD.
Les sociétés qui opèrent pour nous permettre de vous envoyer les produits que vous avez achetés, tels que les fournisseurs de services de paiement, les entrepôts, les sociétés d’emballage et d’expédition des commandes.
Les fournisseurs de services professionnels, tels que des agences de marketing , des partenaires publicitaires, des concepteurs web , des hébergeurs de sites web qui collaborent avec Rolland, des conseillers juridiques, des experts-comptables, etc.
Les distributeurs de secteur de nos produits.
Les agences spécialisées dans l’évaluation de la solvabilité, les forces de l’ordre et les organismes pour la prévention des fraudes, pour aider à lutter contre les activités frauduleuses.
Il est entendu que vos données personnelles seront utilisées aux seules fins indiquées dans la présente note d'information et ne pourront être communiquées à des tiers que dans le seul cas où cela est nécessaire, afin d’atteindre les fins pour lesquelles les données sont collectées. En dehors de ces cas, les données personnelles ne seront pas communiquées, sauf obligations légales spécifiques, ou sauf accord spécifique vous ayant été préalablement demandé.
Vos données ne seront en aucun cas diffusées.
Combien de temps et comment seront conservées vos données ?
Vos données seront conservées uniquement pour la durée nécessaire pour atteindre les fins susmentionnées ou, dans l’alternative, en fonction des obligations légales (comptables et fiscales par ex.) auxquelles Rolland est soumis.
Plus particulièrement :
FINS
DURÉE DE CONSERVATION
Exécution de la relation commerciale avec les clients
Le temps nécessaire à la gestion de l’achat et à la gestion des retours, des réclamations ou des contestations associées, ainsi que pour la période successive établie par la loi.
Exécution de la relation commerciale avec les fournisseurs
Le temps nécessaire à la gestion de la relation, ainsi que pour la période successive établie par la loi.
Gestion de votre profil en tant que « Utilisateur enregistré » du Site
Tant que vous déciderez de continuer à être un utilisateur enregistré.
Traitement des demandes à l’assistance clients et formulaire « Informations générales », « pour les distributeurs » et « pour les coiffeurs »
Le temps nécessaire au traitement de la demande et celui éventuellement plus long prévu par la loi.
Réception de CV
Vos données seront traitées uniquement pour étudier votre candidature. Dans le cas où il n’y aurait pas de poste disponible au moment de l’envoi de votre CV , celui-ci pourra être conservé par le service RH pour une période n’excédant pas 1 an.
Profilage
Le détail de vos achats sera traité à des fins de profilage pour une période n’excédant pas 1 an à compter de l’enregistrement de ces achats.
Marketing
Newsletter : jusqu’à ce que vous demandiez à ne plus recevoir notre newsletter .
Historique des achats pour effectuer du marketing direct : le détail de vos achats pour l’envoi de communications promotionnelles ciblées sera conservé pour une période n’excédant pas 2 ans à compter de l’enregistrement de cet achat.
Localisation
La durée de conservation des données attribuées à votre position est équivalente à la durée de la session.
Votre accord est-il donné librement ?
Dans le cas où votre accord au traitement de vos données personnelles pour l’exécution d’un service, comme la newsletter , est demandé, vous pouvez choisir librement de le donner ou pas. Ne pas donner votre accord pourrait entrainer l’impossibilité de rendre le service que vous demandez.
L’accord que vous avez éventuellement donné pour la réception de matériel promotionnel s’entend comme couvrant à la fois les communications effectuées à l’aide d’outils automatisés, comme les e-mails, les SMS, les MMS, WhatsApp, Facebook Messenger et Instagram, Direct, et celles effectuées à l’aide d’outils non automatisés, tels que le téléphone avec opérateur et le courrier traditionnel.
Vos données nous sont-elles communiquées librement ?
Vous n’avez pas l’obligation de nous fournir vos données personnelles. Toutefois, ne pas nous communiquer des données pourrait entrainer l’impossibilité de vous fournir un service spécifique et/ou de vous permettre l’achat des produits.
Le RGPD vous attribue expressément les droits suivants :
révoquer votre accord à tout moment. La révocation de votre accord, si vous exercez ce droit, s’entendra comme couvrant tous les moyens de communication, automatisés et non automatisés, avec lesquels Rolland effectue son activité promotionnelle. Vous avez dans tous les cas le droit de révoquer partiellement votre accord, ou de façon limitée à l’activité promotionnelle effectuée à l’aide de certains moyens de communication employés par Rolland. Révoquer votre accord n’est pas préjudiciable à la licéité du traitement basée sur l’accord avant la révocation (article 7 du RGPD) ;
avoir accès à vos données personnelles. Ce droit est limité à la durée de conservation de vos données par Rolland. Une fois les données anonymisées ou supprimées, il ne sera plus possible pour personne de les consulter et de vous en permettre l’accès ;
rectifier vos données personnelles, ou procéder à un ajout à des données personnelles incomplètes, en fournissant également une déclaration complémentaire ;
supprimer vos données personnelles dans les hypothèses et les limites visées à l’article 17 du RGPD ;
limiter le traitement dans les hypothèses et les limites visées à l’article 18 du RGPD ;
vous opposer au traitement en vertu de l’article 21 du RGPD ;
recevoir dans un format structuré, d’usage courant et lisible, les données personnelles vous concernant et les transmettre à un autre responsable du traitement (autrement appelé droit à la portabilité). Ce droit peut être exercé dans les hypothèses et les limites visées à l’article 20 du RGPD et il est limité à la durée de conservation de vos données par Rolland.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de surveillance pour la protection des données à caractère personnel en vertu de l’article 77 du RGPD dès lors que vous considérez que le traitement vous concernant viole la législation en vigueur en matière de confidentialité.
Quelles données feront l’objet d’un profilage ? En quoi consiste le profilage ?
Vos données d’achat feront l’objet d’un profilage, après obtention de votre accord.
Le profilage consiste à recueillir les données personnelles par le biais de toute forme de traitement automatisé, aux fins d’obtenir des informations relatives à des caractéristiques déterminées qui vous représentent. Le profilage effectué par Rolland avec vos données a pour objet exclusif vos préférences et habitudes d’achat en référence aux produits et services offerts par la société.
La procédure de traitement de vos données sera effectuée dans le but de réaliser des études sur les préférences de notre clientèle et sur le niveau de satisfaction vis-à-vis de nos produits, et de permettre à nos services de marketing de déterminer les offres et les produits qui vous sont les plus adaptés en vous envoyant du matériel promotionnel ciblé.
Il est entendu que vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des fins liées au profilage et au marketing direct.
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Oway Locator
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